Feladatok
A Feladatok menüben lehet létrehozni az új feladatokat, valamint a meglévőek kezelése is itt történik.
Minden Feladatkiosztás Felhasználó és Modulvezető csak a saját maga által létrehozott feladatokat láthatja vagy azokat, melyekben Felelősként és/vagy Közreműködőként jelölték meg.
Felhasználó típusok
A feladatok létrehozása és szerkesztése során az alábbi típusokba sorolhatók a Feladatkiosztás Felhasználói:
| Megnevezés | Leírás |
|---|---|
| Létrehozó | A Feladat létrehozója* |
| Felelős | A Feladat Létrehozója által megjelölt személy, aki a feladat elvégzéséért felelős** |
| Közreműködő | A Feladat Létrehozója vagy Felelőse által megjelölt személy, aki a feladat elvégése közben közremúködik*** |
*a feladat létrehozása után nem módosítható
**a Felelőst csak a feladat Létrehozója tudja módosítani a feladat létrehozása után
***a Közreműködőt a Létrehozó és a Felelős is tudja módosítani a feladat létrehozása után
Feladatok típusai
A Feladatkiosztás modulban az alábbi feladattípusokat különböztetjük meg.
Gyűjtőfeladat
A gyűjtőfeladat lényege, hogy - nem kötelezően - de képes több kisebb, hozzá kapcsolódó alfeladatot összefogni, azok együttes és egyszerű nyomonkövetését lehetővé téve. Gyűjtőfeladatot bármelyik Feladatkiosztás modulhoz rendelt felhasználó létre tud hozni. Gyűjtőfeladathoz kötelezően Felelős megadása szükséges.
Alfeladat
Az alfeladat lényege, hogy segítségével a Gyűjtőfeladat több kisebb alfeladatra bontható. Alfeladat nem indítható Gyűjtőfeladat nélkül, csak azon belülről hozható létre. Egy Gyűjtőfeladaton belül akárhány alfeladatot létre lehet hozni. Alfeladathoz kötelezően Felelős megadása szükséges. Minden alfeladatokhoz külön-külön Felelős adható meg. Az alfeladatnál megadott Felelős független a Gyűjtőfeladatnál megadott Felelőstől. Alfeladatból elérhető a Gyűjtőfeladat (szülő).
Nézetek
A Feladatok menüben a feladatok különböző nézetben jeleníthetők meg. Mindkét nézetben a feladatok megjelenítési sorrendje a következő:
- Lejárt feladatok;
- Ma esedékes;
- Később esedékes;
- Nincs határidő.
Lista nézet
A feladatok táblázatosan a Lista nézetben tekinthetők át. A létrehozott feladatok rendezhetők, a létrehozott kategóriák szerint szűrhetők. További szűrési lehetőségek leírását lásd a Szűrők bekezdésben.
A Feladatok menüben, ha rendezést állít be a Felhasználó és elnavigál egy másik menübe majd vissza, akkor látja a korábban beállított rendezést.
Az alábbi rendezési lehetőségek állnak a Felhasználók rendelkezésére a piros Rendezés lenyíló listára kattintva:
- Határidő szerint Csökkenő/Növekvő;
- Betűrend szerint Csökkenő/Növekvő;
- Létrehozás dátuma szerint Csökkenő/Növekvő;
- Prioritás szerint Csökkenő/Növekvő;
Alapértelmezetten a Feladatkiosztás modulba, majd a Feladatok menübe lépve a feladatok listáját (Lista nézetben) vagy kártyáját (Csempés nézetben) a határidő szerint növekvő rendezéssel látja a Felhasználó.
Csempés nézet
A feladatok külön kártyákon a csempés nézetben tekinthetők át. A létrehozott feladatok rendezhetők, a létrehozott kategóriák szerint szűrhetők. További szűrési lehetőségek leírását lásd a Szűrők bekezdésben.
Feladat részletes adatlapja
Mindkét nézetben az egyes feladatokra kattintva betöltődik az adott feladat részletes adatlapja. Amennyiben egy gyűjtőfeladathoz tartozik alfeladat is, a részletes adatlapon az is meg fog jelenni. Itt a részletes adatlapon tekinthető át a feladat minden megadott vagy utólag szerkesztett értéke.
Az alábbi ábrán például, hogy a gyűjtőfeladat milyen kategóriájú, melyik folyamatjelzővel ellátott; ki a felelőse, ki a közreműködő, a feladat határideje mikor lesz. A feladatnak két alfeladata van, azok melyik folyamatjelzővel ellátottak; kik a felelősei; emlékeztetőt a feladatról mikor fog a rendszer küldeni (ha az Értesítésekben beállította a Feladatkiosztás Felhasználó magának).
A CRM-hez kötött gyűjtőfeladat adatlapján az ügyfél és a projekt neve kattintható, mellyel át lehet navigálni a CRM modulba az adott ügyfélre/projektre. Ne feledje: A navigálás csak akkor működik, ha a Feladatkiosztás Felhasználónak jogosultsága van a CRM modulhoz is.
Szűrők
A Feladatok menüben, ha szűrést állít be a Felhasználó és elnavigál egy másik menübe majd vissza, akkor látja a korábban beállított szűrést.
Előre definiált szűrők
A Feladatok menüben a Lista és a Csempés nézetben is elérhetőek a következő előre definiált szűrők:
| Előre definiált szűrő neve | Leírás |
|---|---|
| Általam delegált feladatok | A feladat Létrehozója én voltam, a Felelős valaki más. |
| Közreműködőként vagyok megjelölve | A feladatnál Közreműködőként meg vagyok jelölve. |
| Nekem delegált feladatok | A feladat Létrehozója valaki más, a Felelős én vagyok. |
| Összes | A feladatnak vagy én vagyok a Létrehozó vagy a Felelős vagy a Közreműködő. |
| Saját feladataim | Az általam létrehozott feladatok és a Felelős is én vagyok. |
Egyéb szűrési lehetőségek
A Feladatok menüben az alábbi szűrők állnak még rendelkezésre, melyekből egyszerre több is beállítható:
- szabadszavas kereső a feladat nevére;
- Létrehozta mező szerint;
- Felelős mező szerint;
- Közreműködők mező szerint;
- Folyamatjelző mező szerint;
- Esedékesség mező szerint;
- Gyűjtőfeladatok kapcsoló;
- Alfeladatok kapcsoló;
- Csak nem ismétlődők kapcsoló.
Alapértelmezetten az Europoroof Startba és a Feladatok menübe lépve a Ma esedékes és az Új/Folyamatban folyamatjelzőjű feladatok jelennek meg. A beállított szűrések elmentődnek, a menübe történő visszatérés után a beállított szűrésnek megfelelő feladatok jelennek csak meg.
Feladatok kezelése
Új gyűjtőfeladat létrehozása
Új gyűjtőfeladat az Europroof Starton belül több helyről hozható létre:
- Feladatkiosztás modulon kívül az avatar mellett bal oldalon található ikon megnyomásával.
-
Feladatkiosztás modulon belül a Feladatok menüben a Lista nézetben a + Új gyűjtőfeladat gomb segítségével.
-
Feladatkiosztás modulon belül a Feladatok menüben a Csempés nézetben a + Új gyűjtőfeladat gomb segítségével.
Mindhárom helyről indítva a következő adatlap kitöltésével hozható létre új gyűjtőfeladat (a kötelező feladatok *.gal jelöltek).
Alapértelmezetten a Felelős mezőbe a Létrehozó felhasználó neve töltődik, de módosítható az új gyűjtőfeladat létrehozása során.
Ismétlődő gyűjtőfeladat létrehozása
A Feladatok menüben a gyűjtőfeladat létrehozásakor beállítható, hogy a gyűjtőfeladat ismétlődő legyen, az alábbi feltételekkel:
- a gyűjtőfeladat ismétlődő feladattá történő beállítása az ismétlődő feladat kapcsoló bekapcsolásával, majd az Ismétlődés kezdete dátum, az ismétlődés gyakoriságának és az ismétlődés végdátumának megadásával lehetséges:
A gyűjtőfeladat ismétlődő feladatként történő beállítása eredményeként a megadott intervallumon belül és a gyakoriság szabályait követve létrejönnek az ismétlődő sorozat tagjai (=feladatok) a feladatlistában:
- csak a létrehozó állíthat ismétlődőre egy gyűjtőfeladatot;
- csak gyűjtőfeladat állítható ismétlődőre, alfeladat nem;
- az ismétlődő feladathoz a feladat Létrehozója és Felelőse saját magának állíthat be emlékeztetőt, de csak relatív módon.
Új alfeladat létrehozása
Miután már van gyűjtőfeladat létrehozva ahhoz kapcsolódóan hozható létre új alfeladat is.
Új alfeladat több helyről hozható létre:
- Lista nézetben a gyűjtőfeladat hárompontos menüjéből indítva.
- Csempés nézetben a gyűjtőfeladat hárompontos menüjéből indítva.
- A gyűjtőfeladat adatlapján a +Új alfeladat gomb megnyomásával.
Mindhárom helyről indítva a következő adatlap kitöltésével hozható létre új alfeladat (a kötelező feladatok *.gal jelöltek).
Alapértelmezetten a Felelős mezőbe a Létrehozó felhasználó neve töltődik, de módosítható az új alfeladat létrehozása során.
Feladat szerkesztése
A létrehozott gyűjtő- és alfeladatok szerkesztése szintén elérhető Lista- és Csempés nézetben is a hárompontos menükből indítva. A Feladat szerkesztésére csak a feladatot Létrehozója és a feladat Felelőse számára elérhető:
Gyűjtőfeladat
| Mező neve | Tulajdonos szerkesztheti? | Felelős szerkesztheti? |
|---|---|---|
| Létrehozta | Nem | Nem |
| Felelős | Igen | Nem |
| Feladat neve | Igen | Nem |
| Leírás | Igen | Igen |
| Folyamatjelző | Igen | Igen |
| Státusz | Igen | Igen |
| Ügyfél | Igen | Igen |
| Projekt | Igen | Igen |
| Kategória | Igen | Nem |
| Prioritás (kapcsoló) | Igen | Nem |
| Közreműködők (Közreműködőként nem választható ki a Létrehozó sem a Felelős) | Igen | Igen |
| Emlékeztető beállítása- abszolút (egyéni időpont) - Megjegyzés: csak saját magának állítható be. Határidő nélküli feladathoz is beállítható. |
Igen | Igen |
| Emlékeztető beállítása- relatív (x perccel /órával /nappal /héttel /hónappal a határidő előtt) Megjegyzés: csak saját magának állítható be, nem lehet későbbi, mint a feladat határidejének dátuma. |
Igen | Igen |
| Határidő | Igen | Igen, ha A határidőt a felelős változtathatja kapcsoló aktív Nem, ha A határidőt a felelős változtathatja kapcsoló inaktív |
| A határidőt a felelős változtathatja (kapcsoló) | Igen | Nem |
| Ismétlődő feladat (kapcsoló) | Igen | Nem |
| Ismétlődés gyakorisága | Igen | Nem |
| Címke | Igen | Igen |
| Funkció | Tulajdonos szerkesztheti? | Felelős szerkesztheti? | Közreműködő szerkesztheti? |
|---|---|---|---|
| Fájl feltöltés | Igen | Igen | Nem |
| Feladat törlése | Igen | Nem | Nem |
| Fájl megtekintése az adatlapon | Igen | Igen | Igen |
| Fájl letöltés az adatlapról | Igen | Igen | Igen |
| Fájl törlése szerkesztéskor | Igen | Igen | - |
| Fájl megtekintése az előzményekben | Igen | Igen | Igen |
| Megjegyzés írása a feladathoz | Igen | Igen | Igen |
| Megjegyzésben felhasználó (Létrehozó, Felelős, Közreműködő) megjelölése (@ használata) | Igen | Igen | Igen |
Alfeladat
| **Mező neve | Tulajdonos szerkesztheti? | Felelős szerkesztheti? |
|---|---|---|
| Létrehozta | Nem | Nem |
| Feladat neve | Igen | Nem |
| Felelős | Igen | Nem |
| Leírás | Igen | Igen |
| Folyamatjelző | Igen | Igen |
| Prioritás | Igen | Nem |
| Határidő | Igen | Igen, ha A határidőt a felelős változtathatja kapcsoló aktív Nem, ha A határidőt a felelős változtathatja kapcsoló inaktív |
| Emlékeztető beállítása- abszolút (egyéni időpont) - Megjegyzés: csak saját magának állítható be, nem lehet későbbi, mint a feladat határidejének dátuma. Határidő nélküli feladathoz is beállítható. |
Igen | Igen |
| Emlékeztető beállítása- relatív x perccel /órával /nappal /héttel /hónappal a határidő előtt) Megjegyzés: csak saját magának állítható be. |
Igen | Igen |
| A határidőt a felelős változtathatja | Igen | Nem |
| Címke | Igen | Igen |
| Funkció | Tulajdonos szerkesztheti? | Felelős szerkesztheti? | Közreműködő szerkesztheti? |
|---|---|---|---|
| Fájl feltöltés | Igen | Igen | Nem |
| Látja az alfeladat gyűjtőfeladatát | Igen | Igen | Igen |
| Alfeladat létrehozása gyűjtő alá | Igen | Nem | Nem |
| Fájl megtekintése az adatlapon | Igen | Igen | Nem |
| Fájl letöltés az adatlapról | Igen | Igen | Igen |
| Fájl törlése szerkesztéskor | Igen | Igen | Nem |
| Fájl megtekintése az előzményekben | Igen | Igen | Nem |
| Megjegyzés írása a feladathoz | Igen | Igen | Nem |
| Megjegyzésben felhasználó (Létrehozó, Felelős, Közreműködő) megjelölése (@ használata) | Igen | Igen | Nem |
Ismétlődő feladat szerkesztése
Az Ismétlődő gyűjtőfeladatot szerkesztheti a feladat Létrehozója és Felelőse a feladat hárompontos menüjében a Szerkesztés-re kattintva:
- szerkeszthető külön az ismétlődő feladatsorozat egyik tagja,
- szerkeszthető az adott feladat és az azt követő feladatok a sorozatban (tömeges szerkesztés),
- szerkeszthető minden feladat a sorozatban (tömeges szerkesztés).
Ismétlődő sorozat egyetlen tagjának szerkesztésekor a szabályok a következők:
- A Létrehozó és a Felelős szerkesztheti a nem ismétlődő gyűjtőfeladat szerkesztési szabályait figyelembe véve: határidőt a Felelős csak akkor ha be van kapcsolva a A határidőt a felelős változtathatja kapcsoló;
- Ismétlődő feladat nem módosítható vissza nem ismétlődővé (Ismétlődő feladat kapcsoló nem módosítható);
- Határidő módosításakor az új határidő - az előtte és utána lévő esemény időpontjai közt szabadon mozgatható (napi szinten, óra percet nem nézve);
- Ismétlődés gyakorisága nem szerkeszthető;
- Emlékeztetőt a Létrehozó és a Felelős saját magának egyedit tud beállítani, és később azt módosítani is tudja.
Ismétlődő sorozat tagjainak tömeges szerkesztésére vonatkozó szabályok:
- csak a Létrehozó szerkesztheti az ismétlődés gyakoriságát, Felelős nem szerkesztheti;
- Létrehozó az ismétlődés gyakoriságát csak relatív módon tudja módosítani - az ismétlődés gyakoriságának állításával a régi sorozat törlődik és helyett új sorozat jön létre a megadott adatokkal;
- a Létrehozó módosíthatja az emlékeztetőt (csak relatív módon megadva és csak a sajátját);
- a Felelős módosíthatja az emlékeztetőt (csak relatív módon megadva és csak a sajátját);
Feladat törlése
Minden Feladatkiosztás Felhasználó törölheti az általa létrehozott feladatot. Ekkor a feladat a Lomtárba kerül, ahonnan később véglegesen törölhető vagy visszaállítható.
A gyűjtőfeladat törlésével (lomtárba helyezésével) annak alfeladatai is lomtárba kerülnek, a köztük fennálló kapcsolat megmarad. Az alfeladat lomtárba helyezésével a gyűjtőfeladata nem helyeződik lomtárba, a köztük lévő kapcsolat fennmarad, az alfeladat külön visszaállítható a gyűjtő alá.
Kapcsolódó témakörök: Lomtár
Feladat megjegyzéseinek kezelése
A gyűjtő-és alfeladat részletes adatlapja mellett jobb oldalon található a Megjegyzések fül, mely segítségével a feladat Létrehozója, Felelőse és a Közreműködők chat formájában megjegyzéseket rögzíthetnek az adott feladathoz.
Attól függően, hogy a bal oldalon melyik feladaton áll a Feladatkiosztás Felhasználó, a jobb oldalon annak a feladatnak a megjegyzései fognak megjelenni.
Új megjegyzés írása mellett elérhető a saját megjegyzés szerkesztése, törlése, valamint egy adott megjegyzésre történő válasz írása is.
A megjegyzések mellé vagy anélkül fájl tölthető fel a feladathoz. Mindhárom résztvevő számára elérhető funkció, hogy a megjegyzésben felhasználó (Létrehozó, Felelős/Közreműködő) is megjelölhető a @ használatával.
A Megjegyzések fülön a Mentés és Mégse gombok csak akkor jelennek meg, ha a szövegmezőbe belekattintott a Felhasználó vagy ha a fájl feltöltve.
A feladat Adatlapján a Megjegyzések fülön elérhető a Vissza gomb, melyet megnyomva a Feladatok menübe juthat vissza a Felhasználó.
Feladat előzményeinek áttekintése
A gyűjtő-és alfeladat részletes adatlapja mellett jobb oldalon található az Előzmények fül, mely segítségével a feladat módosítási előzményei tekinthetők át.
Attól függően, hogy a bal oldalon melyik feladaton áll a Feladatkiosztás Felhasználó, a jobb oldalon annak a feladatnak az előzményei fognak megjelenni. Az Előzmények fülön az előzményeket dátum szerint csökkenő sorrendben látja a Feladatkiosztás Felhasználója.
Értesítések
A feladatokhoz tartozó eseményekről beállíthatók Europroof Start-on belüli értesítések és e-mail értesítések is az Értesítések menüpont alatt.
Kapcsolódó témakörök: Értesítések