Kiadáskontrolling

A Kiadáskontrolling menü minden Kontrolling ügyintéző számára elérhető.

A Kontrolling ügyintéző itt végezheti el a beimportált kiadási költség bizonylatok kontrollingját a nyitott státuszú kontrolling időszakokban.

A felületen különböző szűrési lehetőségek állnak rendelkezésre:

• Állapotra:
• Kész - bizonylat felosztott;
• Problémás - bizonylat problémásnak jelölt a felosztáskor;
• Új - bizonylat felosztása még nem történt meg.
• Forrásra (lásd Beállítások menü Alapbeállítások almenüben a Cégcsoportom kártyán definiált források);
• Periódusra;
• kezdő- és végdátum megadásával.
• Kontrolling Modulvezetőként a fenti szűrési lehetőségek kiegészül eggyel, a Láthatósággal (Mind/Nyílt/Üzleti titok), hiszen az üzleti titoknak jelölt bizonylatokat csak a Kontrolling Modulvezető láthatja. A Kontrolling Modulvezető az üzleti titokká nyilvánított tételeket szürke színű háttérrel látja.

Ne feledje: a bizonylat üzleti titokká nyilvánítását követően csak az oldal frissítése után fog szürke háttérrel látszani.

A kiadási bizonylatok táblázata felett láthatók a dinamikusan összegző sorok az alábbi adatokkal:

• Szűrt tételszám;
• Szűrt tételszámra vetített összeg;
• Összes tétel.

Kapcsolódó témakörök: Alapbeállítások

Kiadási bizonylat felosztása

A kiadási tételek felosztását a Kontrolling ügyintéző a bizonylat sorában található Felosztás gomb megnyomásával kezdeményezheti.

A kiadási tétel felosztásához ki kell választania a költségnemet és költséghelyenként megadhatja a felosztás arányát százalékosan vagy összegek beírásával.

A Kontrolling ügyintéző és a Kontrolling Modulvezető a kiadási bizonylat felosztásakor használhatja a költséghely sorokban látható 100% gombot, melynek megnyomását követően a rendszer automatikusan beírja az adott költséghely sorába a 100%-ot a százalék oszlopba, valamint a 100%-nak megfelelő összeg értéket is.

A Felosztás táblázatában az egyik cella értékét törli a Kontrolling ügyintéző és átkattint egy másik cellába, akkor a rendszer a törölt cella értékébe 0-t tölt.

A Mentés és kilépés gomb megnyomásával a bizonylat állapota kész lesz, valamint a felosztás adatai mentésre kerülnek a Kontrolling naplóba.

Ne feledje: A szétosztás csak akkor menthető el, ha maximum 1 Ft eltérést tartalmaz a felosztandó összeghez képest!

Amennyiben egy kiadási bizonylaton több tétel szerepel, akkor azok egyenként feloszthatók a felületen.

A Kontrolling ügyintéző felosztáskor megjelölheti a bizonylatot problémásnak (ekkor az állapota problémás lesz mentés után és a felosztás összegei nem kerül bele a lekérdezések táblázataiba).

Kapcsolódó témakörök: Költséghelyek, Költségnemek, Bizonylat címkék

Kontrolling napló megtekintése

A bizonylatok felosztásának előzményei megtekinthetők a Kontrolling napló gomb megnyomását követően.

A felugró ablakban visszanézhető, hogy mely Felhasználó (vagyis Kontrolling ügyintéző vagy Kontrolling Modulvezető), mikor milyen adatmódosítást hajtott végre az adott kiadási bizonylat felosztásakor.

Adatok visszamásolása

Abban az esetben, ha a Kontrolling ügyintéző egy korábbi felosztás értékeit akarja visszamásolni, akkor azt megteheti a Kontrolling napló felugró ablakában a visszaállítandó értékek sorában látható Visszamásol gomb megnyomásával majd a felosztás mentésével.

A listában szereplő bizonylatok felosztása

Amennyiben a Kontrolling ügyintéző a táblázatból több kiadási bizonylatot kijelöl és azokat egy munkafolyamatban szeretné felosztani, akkor használható A listában szereplő bizonylatok felosztása gomb. Ekkor sorra egyenként feloszthatja a bizonylatokat: a Mentés és következő bizonylat gomb használatával léphet a következő bizonylat felosztásához. Legutolsó bizonylatnál a Mentés és kilépés gomb segítségével fejezhető be a munkafolyamat

Ezen a felületen is a Kontrolling ügyintéző és a Kontrolling Modulvezető a kiadási bizonylat felosztásakor használhatja a költséghely sorokban látható 100% gombot, melynek megnyomását követően a rendszer automatikusan beírja az adott költséghely sorába a 100%-ot a százalék oszlopba, valamint a 100%-nak megfelelő összeg értéket is.

Kiadási bizonylatok tömeges felosztása

Miután a Kontrolling ügyintéző a Kiadáskontrolling táblázatban több kiadási bizonylatot kijelöl egyszerre, lehetősége van a kijelölt bizonylatok tömeges felosztására is, ekkor minden kijelölt bizonylatot ugyanahhoz a költségnemhez osztja fel ugyanazon arányokkal.

Ezen a felületen is a Kontrolling ügyintéző és a Kontrolling Modulvezető a kiadási bizonylat felosztásakor használhatja a költséghely sorokban látható 100% gombot, melynek megnyomását követően a rendszer automatikusan beírja az adott költséghely sorába a 100%-ot a százalék oszlopba, valamint a 100%-nak megfelelő összeg értéket is.

Kiadási bizonylat üzleti titoknak jelölése, tömeges üzleti titoknak jelölés

Ezen funkciók csak a Kontrolling Modulvezető számára érhetők el.

Egy kiadási bizonylat üzleti titoknak jelölése a bizonylat hárompontos menüjéből érhető el.

A tömeges üzleti titoknak jelöléshez több bizonylat kijelölése, majd A Kijelölt bizonylatok üzleti titokká nyilvánítása gomb megnyomása szükséges.

Az üzleti titok jelölése megszüntethető a bizonylat hárompontos menüjéből indítva (Üzleti titok megszüntetése).

Kiadási bizonylat dátumának felülbírálata

A Kontrolling Modulvezető felülbírálhatja a kiadási bizonylat könyvelés dátumát a bizonylat hárompontos menüjéből indítva.

Mentés követően a Kiadáskontrolling táblázatban a bizonylat Könyvelés dátumánál piros felkiáltójel jelenik meg, melyre állva megjelenik a bizonylat eredeti dátuma.

A felültbírált dátum visszaállítható az eredetire a bizonylat hárompontos menüjéből indítva (Felülbírált dátum törlése).

Tételek átsorolása kiadáskontrolling oldalról bevételkontrolling oldalra

A funkció segítségével lehetőség nyílik a Kiadáskontrolling menüben az ott szereplő bizonylatok átsorolására. Átsorolás alatt a bevétel más, korábbitól eltérő forrásba történő átsorolását értjük. A célforrás lehet bevétel vagy kiadásoldali forrás is.

A Kontrolling Modulvezető átsorolandó kiadási bizonylatot annak hárompontos menüjéből az Átsorolás gombot megnyomva tudja átsorolni a célforrásba.

A gomb megnyomását követően az Átsorolás felugró ablakában lehetőség van áttekinteni az átsorolandó bizonylat adatait. Abban az esetben, ha a bizonylat kész státuszú, a felugró ablakban láthatja a költséghelyekre felosztott összegeket is.

A felugró ablakban a Forrás lenyíló listában kiválasztható az aktív bevételi vagy kiadási forrás, ahová a bizonylatot át szeretné sorolni. Az Átsorolás gomb megnyomásával véglegesíthető a bizonylat átsorolás folyamata.

Az átsorolt kiadási bizonylat kontrolling naplójából törlődnek az előzmények, a korábbi felosztások, árrés módosítások, dátum felülbírálatok. A bizonylat új státusszal a módosított forrással lesz ezentúl megtalálható. Annak megfelelően, hogy bevételi vagy kiadási forrásba került át a bizonylat, a továbbiakban a Bevételkontrolling menüben (ha egy másik bevetéli forrásba sorolta át), vagy a Kiadáskontrolling menüben (ha kiadási forrásba sorolta át) kezelhető.

Abban az esetben, ha a kiadási bizonylat a bevételi oldalra kerül át, akkor a tétel előjelet vált (az árrés összegének előjele követi az összeg előjelét).

A rendszer bizonylatok importálásakor mind az Adminisztráció > Kiadási tételek importálása menüben, mind az Adminisztráció > Adatok átemelése Europroofból menüben egyaránt vizsgálja az importálandó bizonylat meglétét mind kiadási, mind bevételi oldalon is. Olyan importálandó bizonylat esetében, mely bizonylat a rendszerben már megtalálható, a bizonylat státusza nem veheti fel az új státuszt, változatlan státuszú.