Kötegelt fájfeltöltés

Gold modulszint esetében a HR Asszisztens és a HR Modulvezető A funkció segítségével több - akár különböző típusú - fájlt tud a munkatársakhoz feltölteni egy munkafolyamaton belül. A feltöltött fájlok munkatársakhoz való automatikus társításához a fájlok neveinek tartalmaznia kell az adott dolgozó adóazonosítóját.

A folyamat lépései:

1. A fájlok feltöltése

Az űrlapon a Tallózás gombra kattintva, a fájlkezelő panelen a feltölteni kívánt fájlokat nyithatja meg tömegesen vagy egyesével. Többszöri tallózás is megengedett.

Az űrlapon a már feltöltött, de még munkatársakhoz nem társított fájlok egyesével törölhetők a fájlok után látható x gombra kattintva.

Ne feledje: a feltölthető fájlok maximális mérete nem lépheti túl a beállított értéket. Ezt az Előfizetés adminisztrátora tudja beállítani a Rendszerszintű beállítások > Beállítások menüben. A fájlok a dokumentumok feltöltésekor megszokott típusúak lehetnek.

A feltöltést követően a fájlok szortírozása a Munkatárshoz társítás gombra való kattintással indítható.

1. A fájlok szortírozása

A HR Asszisztens és a HR Modulvezető láthatja a Fájlok munkatárshoz társítása űrlapon, hogy hány darab feltölteni kívánt dokumentum van a rendszerben, illetve, hogy a rendszer a fájlok nevében található adóazonosító vizsgálatakor hány dokumentumot társított automatikusan.

Az adóazonosító szerinti társítás lehetséges eredményei:

1. Abban az esetben, ha a rendszer sikeresen társította a fájlt az egyik munkatárshoz, akkor a fájl mellett látható lesz a HR Dolgozó neve.
2. Amennyiben nem tudta a rendszer egyik munkatárshoz sem társítani a fájlt, akkor egy info ikon jelenik meg a fájl neve mellett, valamint a Dolgozó lenyíló lista üres lesz.
3. Amennyiben a rendszer több munkatárshoz tudná társítani a fájlt, akkor egy info ikon jelenik meg a fájl neve mellett, valamint a Dolgozó lenyíló lista üres lesz.

A rendszer által automatikusan társított Dolgozó módosítható. A fájl letölthető a nevére kattintva, valamint a sorában a kuka ikonra kattintva törölhető.

1. Dokumentumok testreszabása tömegesen

Globálisan, azaz az összes fájlra vonatkozóan beállítható:

• a dokumentum neve;
• címke;
• kézbesítendő legyen-e;
• aláírandó legyen-e;

Utóbbi kettő beállításakor megadható az Átvétel vagy Aláírás határideje is.

A kötegelt fájlfeltöltés a Mentés gombra kattintással véglegesíthető, ekkor a rendszer minden társított munkatárshoz menti a hozzá tartozó dokumentumot. Az így feltöltött dokumentumok kezelése megegyezik a rendszerben megszokottal, lásd Kézbesítendő dokumentumok, Digitálisan aláírandó dokumentumok fejezetek.

A Mégse gombra kattintással a teljes kötegelt fájlfeltöltés és szortírozás folyamat megszakítható, majd újrakezdhető.