Foglalkoztatási adatok

A Foglalkoztatási adatok fülön a HR Dolgozó foglalkoztatással kapcsolatos adatait és dokumentumait rögzítheti a HR Asszisztens vagy a HR Modulvezető.

Foglalkoztatási adatok rögzítése

A Foglalkoztatási adatok kártyán a HR Dolgozó törzsszámát, szervezeti egységét, felettesét, illetve helyettes(ei)t lehet megadni. A ceruza szerkesztő gombra kattintva bármikor módosíthat az adatokon.

Ne feledje: azon szervezeti egységek választhatók ki a listából, amelyeket korábban a HR Modulvezető vagy a HR Asszisztens a Beállítások> Szervezeti egységek menüben létrehozott.

Munkaviszony adatok rögzítése

A Munkaviszony kártyán veheti fel a HR Dolgozó munkaviszonyainak adatait. +Új munkaviszony gomb megnyomásával rögzítheti az egyes munkaviszonyok kezdő- és vég dátumait, a Próbaidő vége dátumát, valamint a felmondási időt hosszát is a kiválasztott céghez. Amennyiben megadja a Kilépés dátumát, lehetősége van a Kilépés okát is rögzíteni a rendszerben.

Ne feledje: A Felmondási idő listájából azon értékek választhatók, melyeket korábban a HR Modulvezető a Beállítások > Alapbeállítások menüben a Felmondási idők kártyára felvett.

Silver és Gold modulszint esetében a Dolgozó munkaviszony módosítását követően a Dolgozó kalkulált éves szabadságkerete automatikusan követi azt.

Ne feledje: a Dolgozó munkaviszonyának kezdetét nem lehet módosítani egy olyan időszakra, amely korábbi, mint egy már eltöltött szabadságnapja.

Bronz modulszint esetében Dolgozó munkaviszony módosítását követően felugró ablak jelenik meg: A dátumadatok módosítása hatással lehet a szabadságkeretek korábban kalkulált mértékére. Folytatja?”

Amennyiben folytatja, a Szabadságok és távollétek menüben a Szabadságkeretek fülön a Dolgozó éves szabadságkeretét manuálisan kell szerkesztésre nyitni és a módosítás szerint az összeget átírni.

Abban az esetben, ha a HR Asszisztens vagy a HR Modulvezető a Munkatárs munkaviszonyának felvételekor vagy szerkesztésekor kitölti a próbaidő vége mezőt, meg tudja adni azt is, hogy a próbaidő lejárata előtt hány nappal küldjön a rendszer e-mail értesítést a HR Asszisztensnek és a HR Modulvezetőnek.

Az Értesítés próbaidő lejáratáról e-mail sablonját tudja szerkeszteni a HR modulvezető a Beállítások > E-mail sablonok menüben.

Ne feledje: A próbaidő lejáratát követően annak dátuma már nem módosítható.

Munkaviszony lezárása az orvosi alkalmassági vizsgálat lezárása nélkül

Gold modulszint esetében Munkatársak menüben a Foglalkoztatási adatok fülön lehetősége van a HR Asszisztensnek és HR Modulvezetőnek dönteni, hogy a HR Dolgozó munkaviszonyának lezárásakor az orvosi alkalmassági vizsgálata(i) is kerüljenek-e lezárásra vagy sem.

A munkaviszony lezárásakor (kilépés dátumának kitöltését követően mentéskor) a fenti képen látható felugró ablakban az Igen gombra kattintva megjelenik egy megerősítő ablak, melyben dönthetnek az orvosi alkalmassági vizsgálatok lezárásáról.

Az Igen gombra kattintást követően a rendszer a munkaviszony lezásásának dátumával lezárja az érvényben lévő orvosi alkalmassági vizsgálatokat is. A Nem gombra kattintva csak a munkaviszony kerül lezárásra a megadott kilépés dátumával.

Munkaszerződés és munkaköri leírás adatok rögzítése

Minden felvett munkaviszonyhoz dokumentálható a munkaszerződés (lehetőség van munkaszerződés kiegészítés feltöltésére is).

A munkaviszonyhoz tartozó munkaköri leírás, is felvehető, hasonlóan a munkaszerződéshez, itt is a vonatkozó fájl feltöltése kötelező.

Ne feledje: A Munkaszerződésekhez és munkaköri leírásokhoz azon munkakörök választhatók ki a listából, amelyeket korábban a HR Modulvezető vagy a HR Asszisztens a Beállítások > Alapbeállítások menüben a Munkakörök kártyára hozzáadott.

Olyan munkaviszony lezárásánál, ami nincs teljes mértékben lefedve munkaszerződéssel, egy figyelmeztetés jelenik meg ezzel kapcsolatban a kártyán.

A mentett munkaszerződést, munkaköri leírást, valamint munkaviszonyt szerkesztheti és törölheti a releváns dokumentum sorában található hárompontos menüből indítva.

A munkaviszony törlése esetében automatikusan törlődik a hozzá esetlegesen rögzített munkaszerződés és munkaköri leírás adatai és a csatolt dokumentumok is.

Egyéb foglalkoztatási adatok rögzítése

Minden HR Dolgozónak egyénre szabható a munkarend szabályai a Munkarend kártyán Silver vagy Gold szintű előfizetéssel. A következő alfejezetben a munkarend beállítását a munkaidőkeret szerinti munkarend példáján mutatjuk be.

Munkaidőkeret szerinti munkarend beállítása

Silver és Gold szintű előfizetéssel a HR Asszisztens vagy HR Modulvezető a Munkarend kártyán kiválaszthatja, hogy a HR Dolgozó munkarendje: A szervezeti egység munkaidőkeret szerint dolgozik , ezt követően a következő adatokat adhatja meg:

Opcionálisan (nem kötelezően) megadhatja a következő adatokat:

• Munkaidő kezdete;
• Munkaidő vége;
• Munkaközi szünet kezdete;

• Munkaközi szünet vége.

• mekkora időintervallumra vonatkozik a munkaidőkeret;

• mi az intervallum mérőszáma (heti, havi);
• mennyi a napi átlagos munkaóra (akkor számolódik, ha a fenti opcionális adatokat kitöltötte);

Munkaidőkeret szerinti munkavégzés esetében a Jelenléti ív feltöltése munkarend szerinti alapértékkel kapcsoló nem állítható.

A Hétvége pihenőnapnak számít kapcsoló kikapcsolásával beállítható, hogy a HR Asszisztens vagy HR Modulvezető vehet fel a munkaidőkeret szerinti munkavégzésben HR Dolgozó számára pihenőnapot (mint távollétet).

Lehetőség van a HR Dolgozóhoz SZÉP kártya számlaszámokat is rögzíteni és kezelni azokat.

Dokumentumtár

A Dokumentumtár kártyán az alábbi két fajta dokumentumot különböztetjük meg: - kézbesítendő dokumentum, mely a dokumentált kézbesítésű dokumentumot jelenti. - normál dokumentum, mely a NEM dokumentált kézbesítésű dokumentumot jelenti. - digitálisan aláírandó dokumentum, mely a digitálisan aláírandó dokumentumot jelenti.

Kézbesítendő dokumentumok

A HR Asszisztens és a HR Modulvezető tud a dolgozó Dokumentumtárába dokumentált kézbesítésű dokumentumot (továbbiakban: kézbesítendő dokumentum) feltölteni, melyeket a dolgozó igazoltan át tud venni.

Dokumentált kézbesítésű dokumentum készítését HR Asszisztens és a HR Modulvezető az Europroof Startban kétféle módon teheti meg: - A Munkatársak menüben adott HR Dolgozó adatlapján a Foglalkoztatási adatok fülön a Dokumentumtár kártyán +Új dokumentum gombot megnyomva, a Kézbesítendő kapcsoló bekapcsolásával és az átvételi határidejének megadásával és a mentés gomb megnyomásával;

A dokumentum feltöltés/generálást követően, minden dolgozó - akinek generálták a sablonból a dokumentumot - láthatja a Dolgozói adatlapom menüben a Foglalkoztatási adatok fülön a Dokumentumtár kártyán az Átvételre vár státuszú dokumentumát.

A HR Asszisztens és a HR Modulvezető a Munkatársak menüben adott HR Dolgozó adatlapján a Foglalkoztatási adatok fülön a Dokumentumtár kártyán a szabadszavas kereső melletti ikonra kattintva majd a Csak kézbesítendő kapcsoló bekapcsolásával tud szűrni a csak kézbesítendő (Átvételre vár vagy Átvett státuszú) dokumentumokra. Lehetőségük van az Archiváltak is kapcsolóval az archivált dokumentumok megjelenítésre (korábban Törlés volt az Archivált funkció neve).

Dokumentált kézbesítésű dokumentum készítését HR Asszisztens és a HR Modulvezető az Europroof Startban kétféle módon teheti meg:

• A HR Asszisztens és a HR Modulvezető tud a dolgozó Dokumentumtárába normál, NEM dokumentált kézbesítésű dokumentumot (továbbiakban: kézbesítendő dokumentum) feltölteni, amennyiben a a Dokumentumtár kártyán +Új dokumentum gombot megnyomva, a Kézbesítendő kapcsolót nem kapcsolja be, majd a mentés gombra kattint.
• Normál dokumentumot a HR Asszisztens és a HR Modulvezető tud tömegesen készíteni dokumentumsablon segítségével is: A Beállítások >Dokumentumsablonok menüben az új dokumentumsablon készítésekor a Kézbesítendő kapcsolót nem kapcsolja be, majd ebből a sablonból generálja a dokumentumot a kiválasztott dolgozóknak.

A HR Asszisztens és a HR Modulvezető számára az alábbi funkciók érhetők el az egyes dokumentumok (normál és kézbesítendő) hárompontos menüjében:

• csak a saját Átvételre vár státuszú dokumentumot tudják átvenni, más Dolgozóét nem;
• bármely dolgozó Átvételre vár státuszú dokumentumát tudják szerkeszteni (kivétel a Kézbesítendő kapcsoló és az Átvétel határideje mező);
• bármely dolgozó Átvételre vár státuszú dokumentumát nem tudja átvenni, csak a szerkesztés közben tudja letölteni;
• bármely dolgozó Átvételre vár vagy Átvett státuszú dokumentumát, valamint a nem kézbesítendő dokumentumot (továbbiakban: normál dokumentum) tudják archiválni;
• bármely dolgozó Átvett státuszú dokumentumát tudják szerkeszteni, de csak a címkék mezőt;
• bármely dolgozó Átvett státuszú dokumentumát le tudják tölteni.
• bármely dolgozó normál dokumentumát tudják szerkeszteni (kivétel a Kézbesítendő kapcsoló és az Átvétel határideje mező);
• bármely dolgozó normál dokumentumát le tudják tölteni.

Europroof Starton belüli és e-mail értesítések a kézbesítendő dokumentumokkal kapcsolatban:

Ne feledje: az értesítéseket az Értesítések menüben a fogaskerék ikonra kattintva tudja beállítani.

Digitálisan aláírandó dokumentumok

A HR Asszisztens és a HR Modulvezető tud a HR Dolgozó Dokumentumtárába digitálisan aláírandó dokumentumot (továbbiakban: aláírandó dokumentum) feltölteni, melyeket a HR Dolgozó igazoltan át tud venni és aláírni azt.

A HR Modulvezető a Beállítások > Alapbeállítások menüben be tudja állítani, hogy a digitális aláíráshoz szükséges kód küldése email-ben és/vagy sms-ben történjen.

Ne feledje: A sms szolgáltatás használata plusz költséggel járhat.

Digitálisan aláírandó dokumentum készítését HR Asszisztens és a HR Modulvezető az Europroof Startban kétféle módon teheti meg:

• A Munkatársak menüben adott HR Dolgozó adatlapján a Foglalkoztatási adatok fülön a Dokumentumtár kártyán +Új dokumentum gombot megnyomva, a Digitálisan kapcsoló bekapcsolásával és az aláírás határidejének megadásával és a mentés gomb megnyomásával;

Ne feledje: A digitálisan aláírandó dokumentum egyben kézbesítendő dokumentum is, az aláírás előtt azt át kell vennie.

• Digitálisan aláírandó dokumentumot a HR Asszisztens és a HR Modulvezető tud tömegesen is generálni dokumentumsablon segítségével:

A dokumentumsablonból történő dokumentum generáláskor megadható a digitálisan aláírandó dokumentum aláírási határideje.

A HR Asszisztens és a HR Modulvezető a HR Dolgozó adatlapján a Foglalkoztatási adatok fülön a Dokumentumtár kártyán a szabadszavas kereső melletti ikonra kattintva majd a Csak aláírandók kapcsoló bekapcsolásával tud szűrni a csak aláírandó (Digitálisan aláírandó vagy Átvett, aláírásra vár vagy Digitálisan aláírt státuszú) dokumentumokra.

A Munkatársak menüben HR Asszisztens és a HR Modulvezető számára az alábbi funkciók érhetők el az egyes dokumentumok hárompontos menüjében:

Digitálisan aláírandó státuszú dokumentum esetében:

• csak a saját Digitálisan aláírandó státuszú dokumentumot tudják átvenni, más Dolgozóét nem;
• bármely dolgozó Digitálisan aláírandó státuszú dokumentumát tudják szerkeszteni (kivétel a Kézbesítendő kapcsoló, Digitálisan aláírandó kapcsoló és az Aláírás határideje mező);
• bármely dolgozó Digitálisan aláírandó státuszú dokumentumát nem tudják külön letölteni, csak a szerkesztés közben;
• bármely dolgozó Digitálisan aláírandó státuszú dokumentumát tudják archiválni.

Átvett, aláírásra vár státuszú dokumentum esetében:

• csak a saját Átvett, aláírásra vár dokumentumot tudják aláírni, más Dolgozóét nem;
• bármely dolgozó Átvett, aláírásra vár státuszú dokumentumát tudják szerkeszteni de csak a címkék mezőt;
• bármely dolgozó Átvett, aláírásra vár státuszú dokumentumát le tudják tölteni;
• bármely dolgozó Átvett, aláírásra vár státuszú dokumentumát tudják archiválni.

Digitálisan aláírt státuszú dokumentum esetében:

• bármely dolgozó Digitálisan aláírt státuszú dokumentumát tudják szerkeszteni, de csak a címkék mezőt;
• bármely dolgozó Digitálisan aláírt státuszú dokumentumát le tudják tölteni;
• bármely dolgozó Digitálisan aláírt státuszú dokumentumát tudják archiválni.

Europroof Starton belüli és e-mail értesítések a digitálisan aláírandó dokumentumokkal kapcsolatban:

Ne feledje: az értesítéseket az Értesítések menüben a fogaskerék ikonra kattintva tudja beállítani.

Kapcsolódó témakörök: Jelenléti ívek, Munkakörök, Végzettségek, Munkarendek,Szervezeti egységek, Alapbeállítások, Dokumentumsablonok